Montag, 07:00 Uhr. Der Wecker klingelt. Du hast ungefähr 37 Dinge im Kopf, von denen du mindestens zwölf bereits am Wochenende hättest erledigen wollen. Die Waschmaschine wartet, der Kühlschrank ist verdächtig leer und irgendwann solltest du auch noch einen Termin beim Zahnarzt vereinbaren. Auf der Arbeit wartet ein voller Kalender. Und irgendwo dazwischen existiert angeblich noch so etwas wie Freizeit.
Herzlichen Glückwunsch, es ist wieder Montag.
Ich mag meinen Job. Ich mag es auch, Dinge zu organisieren, Pläne zu schmieden und Aufgaben abzuhaken. Aber selbst mit einem gewissen Organisationstick passiert es mir, dass ich am Freitagabend auf meine Woche zurückblicke und mich frage, wo zum Teufel eigentlich die letzten fünf Tage geblieben sind.
Genau deshalb beschäftige ich mich mit Wochenplanung für Berufstätige. Denn wenn man den grössten Teil des Tages arbeitet, ist die Zeit davor und danach ziemlich kostbar. Und die möchte ich nicht ausschliesslich damit verbringen, Wäscheberge zu bezwingen und im Supermarkt über die Frage nachzudenken, was es heute Abend zu essen gibt.
Darum geht’s:
Warum eine Wochenplanung überhaupt sinnvoll ist
Ein Vollzeitjob beansprucht einen ordentlichen Teil unserer Woche. Dazu kommen Arbeitswege, Einkaufen, Haushalt, Termine, Familie, Haustiere und all die Kleinigkeiten, die sich auf mysteriöse Weise vermehren, sobald man sie aus den Augen lässt.
Man könnte meinen, erwachsen zu sein bestehe hauptsächlich daraus, Dinge zu erledigen, die spätestens nächste Woche wieder erledigt werden müssen.
Besonders tückisch finde ich die Aufgaben, die nirgendwo aufgeschrieben stehen. Die Zahnpasta ist fast leer. Das Auto müsste mal wieder gewaschen werden. Die Bettwäsche sollte gewechselt werden. Und ach ja, der Geburtstag von Tante Trudi ist auch bald.
Jede einzelne Sache ist eine Kleinigkeit. Zusammen veranstalten sie im Kopf eine ziemlich laute Party.
Eine Wochenplanung hilft mir dabei, diese Gedanken auszulagern. Sobald etwas aufgeschrieben ist, muss ich nicht mehr ständig daran denken. Ausserdem sehe ich, wie viel Zeit tatsächlich zur Verfügung steht.
Denn ein Kalender mit sieben Tagen sieht auf den ersten Blick grosszügig aus. Bis man die Arbeitsstunden einträgt.
Schritt 1: Erst einmal alles aus dem Kopf aufs Papier
Bevor ich irgendetwas plane, sammle ich.
Was steht diese Woche an? Welche Termine sind fix? Was muss erledigt werden? Was möchte ich schon seit Ewigkeiten machen?
Ich schreibe erst einmal alles auf, ohne grossartig zu sortieren. Das können berufliche Verpflichtungen sein, private Termine, Haushaltsaufgaben oder Dinge, die mir gerade durch den Kopf schwirren.
Zum Beispiel:
- Tierarzttermin vereinbaren
- Lebensmittel einkaufen
- Bettwäsche wechseln
- Rechnung bezahlen
- Zwei Mal ins Fitnessstudio gehen
- Einen Blogartikel schreiben
- Endlich das angefangene Buch weiterlesen
- Mit einer Freundin telefonieren
- Den Balkon aufräumen
Und ja, manchmal steht da auch einfach «irgendwann mal wieder die Haare waschen». Es gibt solche Wochen.
Wichtig ist, dass die Liste zunächst vollständig sein darf. Sie ist noch kein Versprechen, dass ich alles in den nächsten sieben Tagen erledigen werde.
Schritt 2: Die festen Termine kommen zuerst
Jetzt öffne ich meinen Kalender.
Alles, was zeitlich bereits feststeht, bekommt seinen Platz: Arbeitszeiten, Arzttermine, Verabredungen, Weiterbildungen und andere Verpflichtungen.
Dabei berücksichtige ich auch den Arbeitsweg. Eine Stunde Pendeln ist schliesslich keine Stunde Freizeit, nur weil sie im Kalender bisher nicht auftaucht.
Anschliessend schaue ich, welche Zeitfenster übrig bleiben.
Hier wird meistens schon deutlich, weshalb die ursprüngliche To-do-Liste etwas optimistisch war.
Wer an fünf Tagen arbeitet, an zwei Abenden Termine hat und am Samstag unterwegs ist, wird kaum zusätzlich die gesamte Wohnung entrümpeln, sieben Gerichte vorkochen und nebenbei ein neues Hobby anfangen.
Zumindest nicht, ohne dass irgendwann jemand sehr schlechte Laune bekommt. Vermutlich man selbst.
Schritt 3: Entscheide, was diese Woche wirklich wichtig ist
Meine Aufgabenliste ist oft länger als meine verfügbare Zeit. Deshalb muss ich auswählen.
Ich gehe die Liste durch und überlege, welche Aufgaben tatsächlich in dieser Woche erledigt werden müssen. Rechnungen mit Zahlungsfrist gehören dazu. Ein notwendiger Arzttermin ebenfalls.
Andere Dinge können warten. Der Keller läuft nicht davon. Leider.
Mir hilft es, drei persönliche Prioritäten für die Woche festzulegen. Das können kleine oder grössere Vorhaben sein.
Und manchmal bedeutet eine vernünftige Wochenplanung auch, eine Einladung auszuschlagen oder eine zusätzliche Aufgabe abzulehnen. Falls dir das schwerfällt, lies gerne meinen Beitrag darüber, wie du Nein sagen kannst, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.
Beispielsweise möchte ich diese Woche zweimal Sport machen, einen neuen Blogbeitrag fertigstellen und endlich meine Freundin anrufen.
Diese drei Dinge bekommen einen festen Platz in meinem Kalender.
Der Rest wird darum herum geplant, soweit es sinnvoll ist.
Übrigens: Prioritäten müssen nicht besonders produktiv aussehen. Wenn du nach einer anstrengenden Arbeitswoche am Samstag ausschlafen und anschliessend mit einem Buch auf dem Sofa liegen möchtest, ist das ein vollkommen legitimer Plan.
Ich würde sogar behaupten, dass ein freier Samstagnachmittag manchmal mehr wert ist als ein blitzblank geputzter Kühlschrank.
Schritt 4: Den Haushalt ein bisschen schlauer verteilen
Der Haushalt hat die unangenehme Eigenschaft, dass er sich niemals endgültig erledigen lässt.
Kaum ist die Wäsche gewaschen, liegt schon wieder neue im Korb. Die Küche sieht nach dem Kochen aus, als hätte man dort noch nie einen Lappen gesehen. Und irgendjemand verteilt offenbar heimlich Staub in der Wohnung.
Ich habe deshalb wenig Lust, meinen kompletten Samstag mit Putzen zu verbringen.
Bei der Wochenplanung überlege ich lieber, welche Haushaltsaufgaben ich auf verschiedene Tage verteilen kann.
Am Montag eine Maschine Wäsche, am Dienstag das Badezimmer, am Donnerstag staubsaugen. Grössere Aufgaben kommen dann auf einen Tag, an dem tatsächlich genügend Zeit dafür vorhanden ist.
Das funktioniert natürlich nicht jede Woche gleich gut. Manchmal ist am Dienstag einfach die Luft raus. Dann bleibt das Badezimmer eben noch einen Tag stehen.
Eine gute Wochenplanung kann übrigens auch deinem Portemonnaie guttun. Wer Einkäufe und Mahlzeiten etwas vorausplant, greift seltener zu teuren Spontankäufen oder Lieferdiensten. Noch mehr Ideen findest du in meinen 99 Spartipps für den Alltag.
Ein zusätzlicher Trick ist, Aufgaben miteinander zu verbinden. Während die Waschmaschine läuft, kann ich eine Rechnung bezahlen oder die Einkaufsliste schreiben. Wenn ich ohnehin unterwegs bin, erledige ich kleinere Besorgungen möglichst auf derselben Strecke.
Und beim Einkaufen hilft mir eine grobe Essensplanung.
Ich muss dafür nicht am Sonntag sieben perfekt ausgewogene Menüs vorbereiten und in identische Glasbehälter abfüllen. Es reicht mir schon, ungefähr zu wissen, was ich an den nächsten Tagen kochen möchte.
Das spart mir den täglichen Blick in den Kühlschrank, gefolgt von der ernüchternden Erkenntnis, dass aus Senf, einem halben Joghurt und drei traurigen Karotten vermutlich kein Abendessen wird.
Schritt 5: Freizeit gehört ebenfalls in den Kalender
Hier wird es interessant.
Arbeitstermine tragen wir selbstverständlich ein. Arzttermine auch. Sogar die Müllabfuhr bekommt bei manchen Menschen einen eigenen Kalendereintrag.
Aber die Dinge, auf die wir uns freuen, überlassen wir gerne dem Zufall.
Ich kenne das von mir selbst. Ich möchte mehr lesen, wandern, fotografieren, an meinem Blog arbeiten und einfach mal einen gemütlichen Abend verbringen. Wenn ich diese Wünsche allerdings immer nur auf «irgendwann» verschiebe, wird daraus erstaunlich selten etwas.
Deshalb reserviere ich mir bewusst Zeit dafür.
Ein Abend zum Lesen. Eine kleine Wanderung am Wochenende. Eine Stunde für ein kreatives Projekt. Oder schlicht ein Nachmittag, an dem ich nichts vorhabe.
Wenn du deine freie Zeit gerne draussen verbringst, könnte auch eine kleine Solo-Wanderung etwas für dich sein. In meinem Beitrag über das Alleine wandern als Frau findest du Tipps für deinen Einstieg.
Gerade für Berufstätige finde ich das wichtig. Schliesslich arbeiten wir nicht die ganze Woche, damit wir unsere freie Zeit ausschliesslich mit weiteren Pflichten füllen.
Und falls du jetzt denkst, dass sich sogar Freizeit im Kalender ziemlich unromantisch anhört: Du musst ja keinen Termin namens «19:30–20:15 Uhr: Freude empfinden» eintragen. Ein einfaches «Abend für mich» tut es auch.
Wie könnte eine realistische Wochenplanung aussehen?
Nehmen wir eine ganz normale Arbeitswoche mit fünf Arbeitstagen.
| Tag | Was ansteht |
|---|---|
| Montag | Arbeiten, Lebensmittel einkaufen, Wäsche waschen |
| Dienstag | Arbeiten, Fitnessstudio, gemütlicher Abend |
| Mittwoch | Arbeiten, Badezimmer putzen, lesen |
| Donnerstag | Arbeiten, eine Stunde fürs eigene Projekt |
| Freitag | Arbeiten, kleiner Wohnungsputz, Feierabend geniessen |
| Samstag | Ausflug oder Zeit mit Freunden, sonst nichts Grosses |
| Sonntag | Ausschlafen, etwas Haushalt, nächste Woche planen |
Das ist natürlich nur ein Beispiel. Wer Kinder hat, im Schichtdienst arbeitet oder Angehörige betreut, muss ganz anders planen. Auch bei mir sehen die Wochen je nach Arbeitspensum, Terminen und Energie ziemlich unterschiedlich aus.
Was ich an diesem Beispiel mag: Es gibt Luft zwischen den Aufgaben.
Und genau die brauchen wir.
Warum ich bewusst nicht jede freie Minute verplane
Es gibt Wochenplaner, die sehen aus wie ein Tetris-Spiel kurz vor Game Over.
Jede Stunde hat eine Aufgabe. Jede Aufgabe eine Farbe. Selbst die Pausen sind durchgetaktet.
Ich bewundere Menschen, die so leben können. Für mich wäre das allerdings der direkte Weg in die nächste Krise, sobald ein Termin länger dauert oder irgendetwas Unvorhergesehenes passiert.
Und irgendetwas passiert immer.
Ein berufliches Problem hält mich länger auf. Ein Haustier braucht Aufmerksamkeit. Ich habe Kopfschmerzen. Oder ich bin nach einem langen Tag schlicht zu müde, um noch irgendetwas Vernünftiges zustande zu bringen.
Deshalb plane ich möglichst nicht mehr als ungefähr zwei Drittel meiner tatsächlich freien Zeit fest ein.
Das ist keine wissenschaftliche Formel, sondern eine Faustregel, mit der ich persönlich etwas anfangen kann.
Der Rest bleibt offen.
Manchmal brauche ich diesen Puffer für unerwartete Aufgaben. Manchmal für Erholung. Und manchmal entsteht daraus spontan ein richtig schöner Abend.
Sieben Fehler, die deine Wochenplanung unnötig anstrengend machen
1. Du planst für eine Fantasieversion von dir.
Diese Person steht jeden Morgen motiviert auf, ist niemals müde und hat nach acht Stunden Arbeit noch Lust, die Küchenschränke auszuwaschen. Ich kenne sie nicht. Du vermutlich auch nicht.
Plane lieber mit deiner tatsächlichen Energie.
2. Du unterschätzt, wie lange Aufgaben dauern.
«Schnell einkaufen» klingt nach zwanzig Minuten. Mit Anfahrt, Parkplatzsuche, Schlange an der Kasse und dem anschliessenden Einräumen der Lebensmittel kann daraus locker eine Stunde werden.
3. Du vergisst die kleinen Aufgaben.
Pakete zurückschicken, Nachrichten beantworten, etwas abholen, einen Termin vereinbaren. Kleinkram braucht ebenfalls Zeit.
4. Du schiebst alles aufs Wochenende.
Wenn Samstag und Sonntag nur noch aus Erledigungen bestehen, fühlt sich der Montag irgendwann an wie der Beginn der nächsten Schicht.
5. Du planst keine Erholung ein.
Nach einem anstrengenden Tag brauchst du vielleicht einen ruhigen Abend. Das ist keine schlechte Planung, sondern eine ziemlich realistische Einschätzung.
6. Du benutzt fünf verschiedene Planungssysteme.
Ein Kalender, zwei Apps, drei Notizbücher und sieben lose Zettel machen das Leben selten übersichtlicher. Such dir ein System, das du gerne benutzt und tatsächlich regelmässig öffnest.
7. Du hältst stur an deinem Plan fest.
Eine Wochenplanung ist kein Arbeitsvertrag mit dir selbst. Wenn sich etwas verändert, darfst du sie anpassen.
Digitaler Kalender oder Wochenplaner auf Papier?
Ich finde, beides hat seine Vorteile.
Ein digitaler Kalender ist praktisch für feste Termine, Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben. Gerade wenn man viel unterwegs ist, hat man ihn auf dem Smartphone immer dabei.
Papier hat dafür seinen ganz eigenen Charme. Ich kann Dinge durchstreichen, spontan etwas dazukritzeln und die ganze Woche auf einen Blick betrachten.
Besonders schön finde ich Wochenplaner, bei denen neben den Terminen auch Platz für persönliche Ziele, Mahlzeiten und kleine Notizen bleibt.
Welche Variante besser ist, hängt davon ab, wie du am liebsten arbeitest.
Du kannst natürlich auch beides kombinieren: Termine digital, Wochenübersicht auf Papier.
Entscheidend ist, dass dein System möglichst wenig zusätzliche Arbeit verursacht. Wenn du jeden Sonntag eine Stunde brauchst, um deinen Planer hübsch zu gestalten, und am Dienstag schon nicht mehr hineinschaust, darfst du die Sache ruhig vereinfachen.
Meine kleine Sonntagsroutine für die nächste Woche
Ich nehme mir am Sonntag gerne ein paar Minuten, um die kommende Woche anzuschauen.
Dafür brauche ich weder eine besondere Kerze noch einen perfekt aufgeräumten Schreibtisch. Meistens reicht ein gemütlicher Platz, mein Kalender und etwas zu schreiben.
Ich schaue zuerst nach meinen Terminen. Danach gehe ich meine offenen Aufgaben durch und entscheide, was in der kommenden Woche Platz hat.
Anschliessend überlege ich, worauf ich mich freuen möchte.
Vielleicht auf einen Abend mit einem guten Buch. Vielleicht auf einen Ausflug. Vielleicht auch einfach darauf, am Freitag nach der Arbeit die Füsse hochzulegen.
Für diese kleine Planung reichen mir meistens 15 bis 20 Minuten.
Und wenn ich am Sonntag keine Lust darauf habe? Dann mache ich es eben am Montag.
Die Welt dreht sich weiter.
MANUS BÜCHERREGAL
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Wochenplan zum Ausdrucken: Deine Woche auf einen Blick
Falls du gerne mit Papier planst, kannst du dir eine einfache Wochenübersicht erstellen, die folgende Bereiche enthält:
- Montag bis Sonntag mit Platz für Termine und Aufgaben
- Die drei wichtigsten Vorhaben der Woche
- Eine kleine Einkaufsliste
- Ideen fürs Abendessen
- Dinge, auf die du dich freust
- Platz für alles, was dir sonst noch einfällt
Besonders den letzten Punkt finde ich hilfreich. Denn manchmal fällt einem mitten beim Planen ein, dass man dringend noch Batterien kaufen oder die Pflanzen umtopfen wollte.
Und schon ist es aus dem Kopf.
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Fazit: Eine gute Woche darf auch unproduktive Stunden haben
Ich glaube, wir unterschätzen manchmal, wie viel wir an einem ganz normalen Tag bereits leisten.
Arbeiten, Entscheidungen treffen, Dinge organisieren, für andere da sein, den Alltag am Laufen halten. Das alles kostet Zeit und Energie, auch wenn am Abend keine spektakuläre Leistung dabei herausgekommen ist.
Eine Wochenplanung für Berufstätige kann helfen, den Überblick zu behalten und die vorhandene Zeit bewusster zu nutzen.
Sie wird den Montag nicht abschaffen, die Wäsche nicht von selbst zusammenlegen und leider auch nicht dafür sorgen, dass der Kühlschrank sich eigenständig füllt.
Aber sie kann verhindern, dass wir ständig das Gefühl haben, noch hundert Dinge erledigen zu müssen, ohne überhaupt zu wissen, welche davon wirklich wichtig sind.
Und vielleicht sitzt du dann am nächsten Sonntag mit einem Buch auf dem Sofa, während die Wäsche noch im Korb liegt.
Ich finde, das klingt nach einem ziemlich guten Sonntag.
